ICS 65.020 DB5305 B 21 保 山 市 地 方 标 准 DB 5305/ T 73—2022 保山市林草种子生产经营管理档案 2022 - 07 - 20 发布 保山市市场监督管理局 2022 - 08 - 01 实施 发 布 DB5305/T 73—2022 前  言 本文件按照GB/T 1.1－2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》给出的规 则起草。 本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由保山市林业和草原局提出并归口。 本文件主要起草单位：保山市林草种子管理站。 本文件主要起草人：王佳、俞新水、彭翠松、李绍军、王鹏、柯文斌、禹永明、陈富友、郭兴。 I DB5305/T 73—2022 保山市林草种子生产经营管理档案 1 范围 本文件规定了林草种子生产经营档案的术语和定义、档案类型、组卷和编目、归档要求、档案管理 等要求。 本文件适用于保山市林草种子生产经营活动中所形成的档案资料的建立与管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 LY/T 2289 林木种苗生产经营档案 3 术语和定义 GB/T 11822 3.1 界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 林草种子生产经营管理档案 在林草种子生产经营活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的记录。能真 实反映生产经营种子的来源、产地、数量、质量与销售去向、销售日期和有关责任人等内容,保证生产 经营管理过程可追溯。 3.2 原产地 林草种子繁殖材料原产地所属的区域。 3.3 产地 林草种子采集地点。 4 档案类型 档案类型分综合档案和业务档案两大类。 4.1 综合档案 综合档案包括：证照资质档案、管理制度档案。 4.1.1 证照资质档案 1 DB5305/T 73—2022 ——营业执照； ——法定代表人身份证复印件； ——林草种子生产经营许可证； ——生产经营管理人员的资格证书。 4.1.2 管理制度档案 ——生产经营管理、人事、财务、票据、档案管理等配套制度。 ——员工的聘用合同、岗位职责等。 4.2 业务档案 业务档案包括：证签档案、标准、生产经营档案、其他档案。 4.2.1 证签档案 ——生产经营林草良种的，应保存林草良种证书或复印件等证明材料； ——种子质量检验原始记录或质量检验证书（报告）； ——种子（穗条）标签及使用说明复件印； ——种子（穗条）检疫证书或复印件； ——苗木标签及使用说明的复件印； ——苗木检疫证书或复印件。 4.2.2 标准 ——相关的林草种苗标准。 4.2.3 生产经营档案 生产经营档案包括：种子（穗条）生产经营档案、苗木生产经营档案。 4.2.3.1 种子（穗条）生产经营档案 应含林草种子生产登记表（种子生产专用）、穗条采集登记表（种子生产专用） 、林草种子收购登记 表（种子经营专用）、穗条收购登记表（种子经营专用） 、入库林草种子基本情况登记表、林草种子生产 经营管理登记表、出库林草种子基本情况登记表，参见表 1、表 2、表 1-1、表 1-2、表 1-3、表 3、表 4。 4.2.3.2 苗木生产经营档案 ——应含入圃林草种苗基本情况登记表（苗木生产专用）、 入圃林草种苗基本情况登记表（苗木 经营专用）、林草种苗生产经营管理登记表、穗条使用记录表、植物组织培养母液配制及观察 记录表 、苗木企业自检自查报告、 出圃林草种苗基本情况登记表，参见表 5、表 5-1、表 6、 表 6-1、表 6-2、表 6-3、表 7； 2 DB5305/T 73—2022 ——苗木质量检验原始记录、质量检验结果单或苗木质量检验报告。 4.2.4 其他档案 ——生产经营转基因林草种苗的，应保存转基因安全证书或复印件； ——生产经营具有植物新品种权种苗的，应保存品种权人的书面同意证明或国家林业局品种权转 让公告等材料； ——县级以上人民政府或林业和草原主管部门发布的采种林和采种期的公告； ——林草种子（穗条）生产计划（生产任务、生产合同）、工作总结等文件材料； ——苗木生产计划（生产任务、生产合同）、工作总结等文件材料； ——种子（穗条）购销合同、出（入）库证明； ——苗木购销合同、出（入）库证明等。 5 5.1 组卷和编目 组卷方式 档案材料宜按年度、分植物品种及时组卷。声像材料可单独组卷。 5.2 组卷时间 组卷应于下一年度2月底前完成。 5.3 卷内文件排列 卷内各种档案材料宜按林草种子生产经营活动的形成规律排列，排列方法遵循GB/T 11822的规定。 ［来源：LY/T 2289-2018,5.2］ 5.4 案卷编目 卷内目录、卷内备考表、案卷封面、案卷盒脊、案卷目录的填写内容与样式及案卷装订遵循GB/T 11822的规定。 ［来源：LY/T 2289-2018,5.3］ 6 归档要求 按《林木种苗生产经营档案》（LY/T 2289-2018）标准执行。 ——文件材料和相关内容应及时搜集。 ——归档档案材料应如实反映林草种子生产经营与管理等活动的真实情况，宜用计算机打印或签字 笔、碳素墨水笔工整填写，内容完整，签字（章）手续完备。 ——电子文件的归档及管理遵循 GB/T 18894 的规定。 ——声像材料归档应附摄制的内容、时间、地点和责任者等文字说明。 ——林草种子生产经营许可证、林草种子标准、林草良种证书复印件等基本档案材料可以单独或合 并归档。 ——卷内文件材料应编写页码，每个案卷应有案卷封面、卷内目录、卷内备考表和案卷盒脊，其内 容应填写齐全、准确，案卷题名应简明确切。 3 DB5305/T 73—2022 7 档案管理 7.1 要求 档案按年度分种类归档，档案应集中统一管理，并扫描为电子档案备存，电子档案的文件名称应与 本文件 5.1 组卷方式一致。生产经营者应配备档案管理人员和必要的档案管理设施、设备，健全档案管 理制度。 7.2 更正 档案资料不应随意更改，如原档案记录有误，应经本单位主要负责人批准后及时纠正，并将同意变 更意见、更正后的档案资料、原件一同保存。 7.3 装订 档案册规格大小为A5纸横向装订，大于A5纸的档案可采用折叠方式折叠成A5纸大小。 7.4 保管 档案应在专用档案室（柜）保管，注意防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防污染等。 7.5 保存期限 普通林草种子的生产经营档案（含电子档案）至少应保存10年，林草良种、转基因林草种子的生产 经营档案应永久保存。 7.6 修复或补救 已毁坏或丢失的档案资料应及时修复或补救。 7.7 移交 林草种子生产经营档案管理人员发生变动，应及时办理档案交接手续，填写移交清单一式两份，交 接双方签字，各留一份。 7.8 借阅 借阅档案应履行档案借阅和归还手续，所借档案不应拆散、涂改、抽换、污损等。 7.9 销毁 林草种子生产经营者应定期做好档案保存价值的鉴定工作，对失去保存价值的档案应经本单位主要 负责人批准后剔除销毁，销毁档案应编制销毁目录。 4 DB5305/T 73—2022 AA 附 录 A （规范性附录） 表1 林草种子生产登记表（种子生产专用） 单位名称： 生产经营许可证号： 种批号： 种子生产情况： 1．植物品种（中文名及学名）： 2．采种地点（县、乡、村、组、小地名）： 3．采种时间： 年 月 日 普通种□ 4．种子种类：良种□ 良种证书编号 5．采种类型：种子园□ 母树林□ 一般采种林□ 其他□ 6．采种规模： 亩（株） 7．林龄（草本植物无需填写本栏）：20 年以下□ 20~40 年□ 40~60 年□ 60~80 年□ 80~100 年□ 100 年以上□ 8．立地条件及周围环境： ；年内是否出现灾害性气象：是□；否□ 9．采种方法：立木上采种□ 地面收集□ 伐倒木采种□ 水上收集□ 10．果实采收数量： 公斤；加工起止时间： 年 月 日至 年 月 日 11．种子调制情况：自然干燥法□ 人工干燥法□ 公斤，出种率： 12．种子产量： % 13．种子容器件数： 件，每件重量： 公斤 备注：（气象、环境、加工、生产期间的具体情况） 生产负责人： 填表人： 表 1-1 单位名称： 采穗 日期 植物 品种 月 日 月 日 月 日 良种 编号 填表日期： 穗条采集登记表（种子生产专用） 生产经营许可证号： 采穗地点 （×县×乡(镇)×村 ×小组×小地名） 采穗母株 所有者及 联系电话 年 月 日 种批号： 采穗 采穗 母株 数量 数量 （条） （株） 采 穗 人 所有者 或当地 林草部 门签字 合计 注：由当地林草管理部门证明的需加盖单位公章，公章盖于表头年度位置。 5 DB5305/T 73—2022 表 1-2 林草种子收购登记表（种子经营专用） 单位名称： 生产经营许可证号： 种批号： 收购种子基本情况： 1．植物品种（中文名及学名）： 种子生产批号： 2．采种地点（县、乡、村、组、小地名）： 3．采种时间： 年 4．种子种类：良种□ 5．采种类型：种子园□ 月 日，收购时间： 良种证书编号 母树林□ 一般采种林□ 地面收集□ 8．种子调制情况：自然干燥法□ 9．收购种子数量： 填表人： 表 1-3 穗条生产批号 月 日 月 日 月 日 月 日 合计 6 60~80 年□ 水上收集□ 条 公斤（条） 供种单位许可证号 单位名称： 日 40~60 年□ 其他□ 件，每件重量： 收购人： 月 伐倒木采种□ 公斤，穗条 供种人电话： 收购日期 其他□ 20~40 年□ 人工干燥法□ 备注：供种单位： 供种人： 植物 品种 日 100 年以上□ 7．采种方法：立木上采种□ 10．种子容器件数： 月 普通种□ 6．林龄（草本植物无需填写本栏）：20 年以下□ 80~100 年□ 年 填表日期： 穗条收购登记表（种子经营专用） 生产经营许可证号： 年 月 日 种批号： 收购人 良种编号 穗条收购地点 （×县×乡(镇)×村 ×小组×小地名） 母株 穗条 数量 数量 供穗单位 （株） （条） 供穗人 联系电话 DB5305/T 73—2022 表2 单